Agenda

Zeitmanagement durch drei einfache Dateien.

Die drei Dateien

outheis verwaltet deinen Zeitplan über drei Markdown-Dateien in deinem Vault:

vault/Agenda/
├── Daily.md      # Heute: Zeitplan, Aufgaben, Notizen
├── Inbox.md      # Schnellerfassung: Benutzer → System
└── Exchange.md   # Asynchroner Dialog: System ↔ Benutzer

Daily.md

Dein Tag auf einen Blick. Die Standardvorlage:

⛅ [Weekday, DD.MM.YYYY]
*Refresh: HH:MM*

---
## 🧘 Persönlich

- [ ]

---
## 📅 Heute

---
## 🗓️ Diese Woche

---
## 💶 Cashflow

Die Struktur ist benutzerkonfigurierbar. Sobald du dein bevorzugtes Layout etabliert hast, bewahrt outheis es bei jeder Aktualisierung genau — nur der Inhalt ändert sich, nie die Struktur.

outheis liest diese Datei, versteht deine Verpflichtungen und beantwortet Fragen wie "bin ich heute nachmittag frei?" oder "was steht morgen an?".

Inbox.md

Schnellerfassung ohne Struktur. Wenn du einen Gedanken hast, aber nicht darüber nachdenken möchtest, wohin er gehört:

# Inbox

*Drop anything here. outheis processes it hourly.*

---

meeting mit X nächste woche, wichtig
zahnarzt anrufen
projekt alpha deadline verschoben auf april

outheis verarbeitet dies stündlich:

• Erkennt Aufgaben → verschiebt in Daily.md
• Unklare Einträge → fragt über Exchange.md
• Notizen → behält oder archiviert

Exchange.md

Asynchroner Dialog zwischen dir und outheis. Wird automatisch beim Start erstellt:

# Exchange

*Asynchronous communication between you and outheis. No pressure to respond immediately — outheis checks hourly and learns from your answers.*

---

## 2026-03-30T10:15:00 – Konflikt

> Am Freitag hast du:
> - 10:00 Team-Meeting
> - 10:00 Zahnarzt
> - 10:30 Client-Call
>
> Wie soll ich priorisieren?

**Your response:**
Zahnarzt ist wichtiger, Team-Meeting verschieben.

---

## 2026-03-30T14:00:00 – Rückfrage

> Du hast "Meeting mit X nächste Woche" erwähnt — welcher Tag passt?

**Your response:**


---

Wichtig: Exchange.md ist für Fragen von outheis an dich. Schreibe deine Antworten unter "Your response:". outheis nimmt sie bei der nächsten stündlichen Überprüfung auf.

Stündliche Überprüfung

Um 55 Minuten nach jeder vollen Stunde (konfigurierbar) läuft der Agenda-Agent.

Bedingte Ausführung

Vor der Verarbeitung prüft outheis Datei-Hashes:

~/.outheis/human/cache/agenda/hashes.json

Wenn sich seit dem letzten Lauf nichts geändert hat, wird kein LLM-Aufruf gemacht. Das spart API-Kosten bei gleichzeitiger Reaktionsfähigkeit.

Ausnahmen: Morgen- (04:55) und Abendläufe (23:55) sind unbedingt, um Tagesübergänge korrekt zu behandeln.

Verarbeitungsschritte

1. Hash-Prüfung — Aktuelle Dateien mit gespeicherten Hashes vergleichen
2. Inbox verarbeiten — Einträge parsen, Aufgaben nach Daily verschieben, Unklares → Exchange
3. Exchange prüfen — Nach deinen Antworten suchen, Lernfortschritte extrahieren
4. Daily überprüfen — Anmerkungen, Kommentare, Erledigungen bemerken
5. Hashes aktualisieren — Neue Datei-Hashes für nächsten Vergleich speichern
6. Diffs cachen — .prev-Versionen für Debugging speichern

Anmerkungen

Zeilen, die unmittelbar nach einer Aufgabe mit > beginnen, werden als Anweisungen verarbeitet:

- [ ] Report schreiben
> verschieben auf nächste Woche

Unterstützte Aktionen:

Die >-Zeile selbst wird nach der Verarbeitung immer entfernt.

Zeitfenster

Stündliche Überprüfungen laufen standardmäßig nur zwischen 04:55 und 23:55. Keine Überprüfungen nachts (00:55–03:55). In config.json konfigurierbar:

{
  "schedule": {
    "agenda_review": {
      "hourly_at_minute": 55,
      "start_hour": 4,
      "end_hour": 23
    }
  }
}

Manuelle Aktualisierung

Du kannst eine sofortige Agenda-Aktualisierung auslösen:

• "aktualisiere daily"
• "aktualisiere meine agenda"
• "update daily"
• "refresh agenda"

Das umgeht die Hash-Prüfung und führt sofort eine vollständige Überprüfung durch. Nützlich nach vielen Änderungen oder vor Terminabfragen.

Struktur erstellen

Wenn outheis startet und der Agenda-Agent aktiviert ist, erstellt er das Verzeichnis mit Vorlagen:

outheis start
# Creates vault/Agenda/ with Daily.md, Inbox.md, Exchange.md

Vorlagen enthalten hilfreiche Struktur und Emoji-Abschnitte. Du kannst auch manuell erstellen:

mkdir -p ~/Documents/Vault/Agenda
touch ~/Documents/Vault/Agenda/{Daily,Inbox,Exchange}.md

Nach deinem Zeitplan fragen

Sobald eingerichtet, kannst du fragen:

• "Was steht heute an?"
• "Bin ich morgen nachmittag frei?"
• "Wann ist mein nächster Termin mit X?"
• "Schreib auf: Meeting mit Y am Freitag 10 Uhr"

outheis liest deine Agenda-Dateien und antwortet natürlich.

Leseabfragen

Wenn du die Agenda abrufst ("Agenda", "was steht heute an", "gib mir die Agenda"), gibt cato den Inhalt von Daily.md wörtlich zurück — keine Neuformatierung, keine Zusammenfassung. Der Dateiinhalt ist die Antwort. Relay leitet ihn direkt weiter ohne zweiten LLM-Aufruf.

Integration mit anderen Agenten

Relay (ou) leitet Terminabfragen an Agenda weiter. Leseabfragen ("Agenda", "was steht heute") werden direkt an cato weitergeleitet, der Daily.md wörtlich zurückgibt. Schreib- und Aktualisierungsabfragen durchlaufen die vollständige Tool-Schleife.

Data-Agent (zeno) kann deinen Vault durchsuchen, schreibt aber nicht in Agenda-Dateien.

Action-Agent (hiro) kann Aufgaben ausführen (E-Mails senden, Kalendereinträge erstellen), aber Agenda verwaltet, was geplant ist.

Pattern-Agent (rumi) beobachtet deine Planungsmuster und kann:

• Rules erstellen wie "Benutzer bevorzugt keine Meetings vor 10:00"

• Wiederkehrende Aufgaben bemerken und Automatisierung vorschlagen

• In Exchange.md schreiben, wenn Seed-Dateien Genehmigung benötigen

Speicherung

vault/Agenda/
├── Daily.md              # Your working file
├── Inbox.md              # Quick capture
├── Exchange.md           # Async dialogue
└── Shadow.md             # Chronological entries from vault (auto-generated)

~/.outheis/human/cache/agenda/
├── hashes.json           # SHA256 hashes for change detection
├── Daily.md.prev         # Previous version for diff
├── Inbox.md.prev
└── Exchange.md.prev

Der Cache ist neu erstellbar — jederzeit löschen und outheis baut ihn neu auf.

Shadow.md

Ein Staging-Bereich für chronologische Einträge, die im Vault erkannt wurden.

Zweck

Dein Vault enthält Daten in vielen Dateien: Projektdeadlines, Geburtstage in Kontaktnotizen, wiederkehrende Ereignisse in Projektdokumenten. Shadow.md sammelt diese automatisch, damit Agenda sie zur richtigen Zeit anzeigen kann.

Funktionsweise

Der Data-Agent (zeno) führt um 03:30 (konfigurierbar) einen nächtlichen Scan durch:

1. Vault scannen — Alle Dateien auf datumrelevante Inhalte durchsuchen
2. Muster erkennen — Deadlines, Geburtstage, Termine, wiederkehrende Ereignisse
3. Neue Einträge anhängen — Shadow.md ergänzen ohne bestehende Inhalte zu überschreiben
4. Quellverfolgung — Jeder Eintrag verweist auf seine Ursprungsdatei

Format

# Shadow

*Chronological entries detected from vault. Auto-updated nightly.*

---

## Scan 2026-03-30 03:30

- ⏰ **2026-04-15** Project Alpha deadline `← projects/alpha.md`
- 🎂 **2026-05-12** Emma's birthday `← contacts/family.md`
- 🔄 **every Monday** Team standup `← work/routines.md`
- 📅 **2026-04-01** Tax filing deadline `← admin/taxes.md`

## Scan 2026-03-29 03:30

- ☐ **2026-03-31** Send quarterly report `← work/q1.md`

Icons

Vollständigkeit von Einträgen

Damit der Agenda-Agent einen Eintrag zuverlässig einplanen kann, braucht jeder Shadow-Eintrag einen von zwei Ankern:

Einträge ohne einen dieser Anker sind semantisch unvollständig: der Agent kann nicht wissen, wann oder ob er sie anzeigen soll.

Erinnerungsdatum vs. Ereignisdatum — #date steuert wann der Eintrag erscheint, nicht zwingend wann das Ereignis stattfindet. Bei einem Geburtstag fallen beide zusammen. Bei "erinnere mich am 3. Mai an die Veranstaltung am 30. Juni" ist #date-2026-05-03 der Trigger; der 30. Juni gehört in den Eintragstext. Wenn beide Daten abweichen, steht das Ereignisdatum im Fließtext; #date ist der Agenda-Trigger.

Überfällige Einträge — liegt ein #date in der Vergangenheit und wurde keine Entscheidung festgehalten, bleibt der Eintrag sichtbar. Überfällig = muss entschieden werden (erledigen, verschieben oder streichen).

Tag-Namen wählst du selbst. #action-required ist der outheis-Standard; du kannst #attention, #priority, #open oder jeden anderen Marker verwenden, den deine Rules-Datei definiert — solange der Agent weiß, welches Tag "immer zeigen" bedeutet.

Integration mit Daily

Der Agenda-Agent liest Shadow.md und zeigt relevante Einträge in Daily.md an. Wenn du fragst "was steht diese Woche an?", prüft outheis sowohl deinen expliziten Zeitplan als auch Shadows erkannte Daten.

Konfiguration

{
  "schedule": {
    "shadow_scan": {
      "enabled": true,
      "hour": 3,
      "minute": 30
    }
  }
}

Manueller Auslöser

Du kannst fragen: "scanne den vault nach terminen" oder "aktualisiere shadow", um den Scan sofort auszuführen.

Konfiguration

In config.json:

{
  "agents": {
    "agenda": {
      "name": "cato",
      "model": "capable",
      "enabled": true
    }
  },
  "schedule": {
    "agenda_review": {
      "enabled": true,
      "hourly_at_minute": 55,
      "start_hour": 4,
      "end_hour": 23
    }
  }
}

Best Practices

1. Daily.md einfach halten — 🧘 Morgen + 🔴 Zeitplan + 🟠 Aufgaben reicht
2. Inbox für Schnellerfassung nutzen — Nicht denken, einfach reinschreiben
3. Exchange beantworten wenn möglich — Kein Druck, aber es hilft outheis zu lernen
4. Mit > kommentieren — > verschieben auf ... oder > erledigt verwenden, um outheis anzuweisen ohne die Aufgabe selbst zu bearbeiten
5. outheis die Struktur verwalten lassen — Auf den Inhalt konzentrieren, nicht die Formatierung
6. Manuelle Aktualisierung sparsam nutzen — Stündlich reicht meistens aus

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